מערכת ERP – האם כדאי להעביר לענן?

את רשימת היתרונות והחסרונות במעבר לענן אין צורך לפרט שוב במיוחד אם מדובר ב'תוכנה כשירות' (SAAS)

אבל האם זה הזמן לשדרג את מערכת המידע המרכזית של הארגון שלכם?

האם תרצו להעביר את המערכת הכי קריטית בארגון שלכם לידיים של מישהו אחר?

אלו החלטות הרות גורל של כל ארגון שצריך לשים לפניו שיקולים של ידע (מעבר לספק אחר ואולי איבוד ידע פנימי של ה IT)

של רמת שירות לארגון (SLA), שיקול כלכלי-כספי, שיקול ניהולי, תלות בספק חיצוני,

שיקול של טכנולוגיה, תשתיות והתלות בהם (אולי הפיכת החיבור לאינטרנט לחיבור קריטי שמצריך גיבוי),

ניהול גיבויים, ניהול התאוששות ממצב חירום (תכנית DRP).

אתאר מספר מקרים קלסיים להחלטה למעבר לERP בענן

אחת מהדוגמאות אצל ארגון שנתקלתי בו היה מצב קיים בו היו כ-5 תוכנות שונות ונפרדות (לתפעול, לכ"א, למכירות, לכספים, לשירות לקוחות)

כאשר ההפרדה הזו גרמה לפעילויות במקביל וללא תיאום (למשל סיכום של מנהל תפעול עם לקוח לא נרשם ולא היה חשוף לכולם ולכן מנהל הכספים ניהל מו"מ במקביל ובלי לדעת…)

שפגע ביעילות ובאמינות ההנהלה בארגון. כמו כן היו קודים נפרדים ללקוחות במערכות השונות, התיישנותם של חלק מהם וחוסר היכולת/רצון של הספק החיצוני לשדרג ולשנות את המערכת לפי צרכי הלקוח.

גם התשתיות במהלך השנים התרחבו ונוספו שרתים לחווה המרכזית כך, שעלה הצורך לפרוייקט וירטואליזציה (איחוד שרתים) וקונסולידציה (מעבר לאחסון מרכזי).

בדוגמה הזאת הלקוח בחר באחת התוכנות הידועות לERP בענן והדרישה הייתה לאיחוד כל המערכות הקיימות למערכת ERP אחת מרכזית.

המעבר לטכנולוגית ענן ייתרה את הצורך להשקיע סכומים גדולים בשדרוג תשתיות (שרתים, רישוי, שדרוג גרסאות חלונות, שדרוג תוכנות, התקנות מסדי נתונים) ואבטחה

אבל הבשורה המרכזית לא היתה דווקא החיסכון הכספי אלא העלאת רמת השירות לחברה, שיפור ביעילות, הפיכת המיחשוב לכלי המרכזי בחברה

וכן השתפרה מאוד יכולת הגמישות של המערכת החדשה כך שכל דרישת הלקוח לשינוי (שאושרה ע"י ההנהלה) התבצעה יחסית מהר ובאיכות טובה ע"י הספק.

 

דוגמא אחרת היא ארגון שהרצון שלהם לעבור נבע מלחץ כבד של דרישות על יחידת ה IT הפנימית שלא הצליחו לספק פיתוחים בזמן למחלקות הארגון.

מדובר בארגון מפוזר שחלק מסניפיו ממוקמים באיזורים כפריים עם תשתית אינטרנט איטית ולא יציבה. החשש היה שתהיה פגיעה ממשית באמינות ויציבות מערכת ה ERP במידה ויתבצע מעבר לענן.

המנמ"ר עשה מחקר שוק בנושא תשתית, החליף ספק שסלל עבורם קטעי קוים נדרשים באיזורים הכפריים, דאג לגיבוי קווים וציוד,

שידרג את מערכת ה ERP לענן ומצא את עצמו תוך שבועות ספורים פנוי הרבה יותר כך שזה איפשר לו יכולת מחשבה, חדשנות וקידום שירותי העסק של החברה בעזרת הטכנולוגייה.

מצד שני מחלקות הארגון החלו לקבל סיוע מספק המערכת במקביל לצוותIT- הפנימי (שכמובן עברו הכשרות מתאימות) מה שאיפשר גמישות רבה בכ"א והעלאת רמת השירות של ה IT לחברה.

מקרה נוסף שלו הייתי עד בדרכי המקצועית היה התיישנות מערכת ה ERP הקיימת הן מבחינה פונקציונאלית (טלאי על טלאי) והן טכנולוגית

(לא תמכה בסביבת חלונות/ווב) והארגון החליט להחליף למערכת חדשה.

כמובן שהמעבר לענן אינו טריוויאלי וברור מאליו מכיוון שהיה ניתן ליישם מערכת ON PREMIS בארגון.

 

שיקול חשוב שלא תמיד נלקח בחשבון בהחלפת מערכת ERP לענן הוא נושא החדשנות הטכנולוגית והרגלי השימוש.

כאשר נדרש להחליף הרגלי עבודה יום יומיים שפועלים על מערכת שכולם מכירים במערכת חדשה עם טכנולוגיית ווב בענן שבה תהליכי העבודה שונים והרגלי השימוש אחרים,

מתעוררת במקרים רבים התנגדות. על המנמ"ר וההנהלה שלצדו נדרש לשכנע, להדריך, להיות סבלניים בתקופת המעבר ולתמוך בעובדים המבוגרים יותר ועם אלה שחשים פחד טכנולוגי.

 

לסיכום ניתן לומר שלא כל ארגון ולא בכל מצב צריך לעבור למערכת ERP בענן,

הצרכים והשונות בין ארגונים היא רבה ויש לקחת בחשבון מספר רב של שיקולים ואף להיעזר ביועץ מומחה.