כיצד לוודא הצלחה ביישום מערכת תוכנה?

מהם הפרמטרים העיקריים בתהליך מוצלח של יישום מערכת תוכנה לעסק? מניסיונם של מומחים בתחום.

העלות העולמית של פרויקטי IT  שנכשלים היא בסביבות 3 טריליון דולר עפ"י דיווח של אנליסט ZDNet ובעל טור , מיכאל קריגסמן.
זה נתון מדהים שחייב בתשומת לב. בערך 18 % של פרויקטי IT בשנת 2012  נכשלו (“Chaos Manifesto 2013”),
43% מהפרוייקטים לא עומדים בתוכנית שלהם מבחינת זמן יישום, תקציב או מבחינה פונקציונאלית כך,
שבכל שנה, עשרות אלפי פרויקטים שהופכים לגרוטאות, יעלו לחברות סכומים עצומים של כסף.
תקציב שתוכננן למנף פרויקט תוכנה לצרכי התייעלות, שיפור שירות, או חסכון כספי,  הופך ב% די גבוהים לאיבוד
ועקב כך הארגון מפסיד פעמיים:
1. תקציב כספי שנזרק ל"פח ההוצאות"
2. אי מימוש ההתייעלות או שיפור השירות

הסטטיסטיקה הינה 'די אכזרית' ומראה שרק 39 % מפרויקטי IT יצליחו.

האם פרויקט התוכנה שלך יכול להיות חלק בהצלחה של סטטיסטיקה זו?

התשובה היא חיובית. על ידי אימוץ גורמי הצלחה ספציפיים, הסטטיסטיקות טוענות שניתן להצליח בפרויקט התוכנה שלך
ולא לחוות את התוצאות השליליות שמהן סובלות יוזמות 
IT רבות.

מה לא צריך ?

אחד מהפרוייקטים המשמעותים ביותר לפרויקטי IT ברוב החברות הוא יישום תוכנת ERP או CRM חדשה.
כישלון פרויקט הקשור למערכת ניהול מרכזית, יכול להיות אירוע עסקי קטסטרופלי
ולכן חשוב לנקוט בצעדים הנכונים על מנת למקסם את סיכויי הצלחה שלך.

יישום חלק ומוצלח של מערכת ERP מרכזית, לא דורש להקה של מומחים טכנולוגיים
שיעבדו בחדר שרתים בטמפרטורה מבוקרת בגודל של מגרש כדורגל…
אין הכוונה לדרישה מסובכת או יקרה מדי. בשוק של היום,
מומחים מיומנים זמינים על בסיס חוזה עבור חברות מכל הגדלים על פני כל הענפים.

ארגונים קטנים יותר לעתים קרובות נמצאים ביתרון כשמדובר בפרויקטי IT.
בדרך כלל יש להם פחות אתגרי אינטגרציה ויותר גמישות בהקצאת משאבים.
אילוצי תקציב הדוקים באמת יכולים לעזור לחברות להתמקד בתמורה הדרושה על השקעה עבור ההצלחה.
יתר על כן, ספקים רבים מציעים תנאי תשלום גמישים באמצעות ליסינג או מנוי חודשי עבור הרישיונות או עבור שירות בענן.
נכון הוא שחברות היישום מצפות לתשלום מיידי עבור העבודה שלהם
אבל ניתן להגיע לסידור עם חלקן על פריסת תשלומים.

ההנחה היא שניתן לשלם עבור התוכנה לאורך זמן, בזמן שאתה מממש את יתרונות שיפור היעילות בארגון.

רכישה ויישום מוצלחים של תוכנה, היא באמת אחד היסודות של תורת ניהול פרויקטים.
בדו"ח שציינתי לעיל, נעשתה בדיקה על חברות שמיישמות את זה נכון.
תוחקרו הפרויקטים שלהם ונמצאו מספר גורמים משותפים.

גורמי ההצלחה העיקריים בפרוייקט IT כוללים:

 – תמיכת הנהלה בכירה

 – מעורבות משתמש

 – אופטימיזציה

כל אחד מהגורמים הללו יכול וצריך להיות מיושם בדרך לפרויקט מוצלח.

1. תמיכת הנהלה בכירה

במאמר שכותרתו " להפיק את המירב ממערכת ה-ERP שלך",
הכתב טכנולוגיות ריק קוק תיאר את המשמעות הכוללת של תמיכת ההנהלה הבכירה:

"קבלת מידע מההנהלה הבכירה הוא חשוב באופן קריטי. הסיבה לכך היא פשוטה,
רק האנשים בצמרת הניהולית יכולים להביע את האידיאלים שלהם ליעדי החברה,
ואם אין לך ידע מה הארגון עושה ולאן מועדות פניו מבחינה עסקית, יש סיכוי טוב שהפרוייקט לא ייצלח."

במעט מאוד עסקים, אם בכלל, ניתן לומר כי התהליכים המרכזיים שלהם הם יעילים ומיטביים.
מסיבה זו, פרויקטי תוכנה מגיעים בשלבי היישום שלהם די מהר למקבלי החלטות מרכזיים
כי נדרשים שינויי נהלים ולעתים אף שינויי תפקידים בארגון.

רכישה ויישום של תוכנות מדף ל- ERP או CRM מציעים יתרון משמעותי: הם בעלות סבירה ובצידם תגמול גבוה וסיכון נמוך.

פרויקטי IT רבים אחרים כמו "מערכת תפורה לצרכי הלקוח", הם ספקולטיביים מאוד
ולעיתים הארגון שלך מהווה אב טיפוס עבורם ולכן התשלום שלהם יחסית גבוה.

בחבילות המדף, הטכנולוגיה מוכחת כי הנפוצות שבהן הותקנו באלפי עסקים אחרים
ולכן המערכות הללו די יציבות ועם מינימום תקלות ועם לא מעט מומחים בשוק שעשויים לסייע לארגון שלך.

יכולת החיזוי של תוצאות יישום תוכנה חדשה, מועילה לקביעת החזר ההשקעה הפוטנציאלי של הפרויקט.
זיהוי נתוני החזר על השקעה יכול להיות לעיתים מפחיד. אבל זה מפתיע כשמדובר ברכישות תוכנת 
ERP כי
כל תוכנת 
ERP משתמשת באוטומציה של תהליכים חוזרים ונשנים.
קביעת החזר על השקעה היא לעתים קרובות קלה למדי,
כיוון שזה רק יישום הידע עבור עלות העבודה שלך לזמן שנחסך.

2. מעורבות משתמש

יהיה קשה לדמיין שיפוץ מטבח בלי לשאול את הטבח היכן הוא רוצה את הכיור,
אבל "המתכונים" לפרויקטי תוכנה לעתים קרובות נכתבו ללא כל קלט וללא תשאול מקיף מהמשתמשים העיקריים.

קבוצת משתמשי הליבה עבור רוב מערכות המידע חייבת לכלול צוות פנימי.
כמובן, אתה צריך להיות ממנהיגי הפרויקט שמבינים את אסטרטגיה הרחבה יותר של החברה
וכיצד הרכישה משתלבת בזה. אבל זה קריטי בדיוק כמו לקבל קלט מהמשתמשים העיקריים במערכת.

מקבלי החלטות לעתים קרובות אינם מודעים לעד כמה מורכבות או חוזרות על עצמם הם המשימות עסקיות,
פשוט כי הם לעתים קרובות הוסרו במקצת מתהליכים שגרתיים יותר.
אמנם ייתכן שיהיה צוות שיחשוב שזה רעיון טוב להפוך את חדר המנוחה לבר ,
אבל המידע שניתן לקבל מהם על נקיטת צעדים לשיפור יעילות באמצעות תיקון תהליכים שגויים –  צריך להיות הרבה יותר מוצק.

 

3. אופטימיזציה

מה הכוונה כאשר אנו מדברים על "אופטימיזציה" כגורם להצלחה?
בעיקרו של דבר , אנו  מתכוונים לתכנון נכון והגדרה מדויקת ותחומה.
הרבה פרויקטים, ובכלל זה רכישות תוכנה, מתחילים עם כוונות טובות ביותר,
אבל בסופו של דבר נגררות לבעיות שיכולות היו להיפתר בעזרת תכנון פרויקט טוב והדוק יותר.

השתתפות בראיון של ניתוח צרכים, היא דרך מצוינת להקמה או לאשרור דרישות עיקריות לרכישת התוכנה שלך.
ראיון, ניתוח צרכים טוב מאפשר לך לזהות בבירור קווי התחלה לפרויקט ובכלל זה היקפו , גבולותיו, העלות הצפויה, וציר הזמן.

עוד תרגול טוב ליישום נכון של התכנית שלך לרכישת התוכנה הוא לדבר עם מומחים בשלב המוקדם של התהליך.
על מנת לתכנן את ההיקף מדויק , ציפיות עלות וזמן, רצוי מאוד לדבר עם מומחים שיכולים לעזור לך לענות על השאלות הבאות :

·         איזה פונקציונליות במערכת התוכנה זמינה ואפשרית עבורך?

·         מהי התועלת העסקית הספציפית של הוספת היכולות הללו?

·         מהי עלות הרכישה כדי לעמוד ביעדים שלך? וגם,

·         כמה זמן ייקח ליישם את התוכנה, להגדיר אותה ולקבל הכשרה והדרכה מתאימה?

ספקי תוכנה רבים מספקים סוג כזה של ייעוץ בעלות לא גבוהה, בתלות בגודל החברה שלך.
ישנם יועצי תוכנה שיכול להבין את הצרכים הספציפיים שלך,
לשתף רעיונות על מה המתחרים שלך עושים
ולעזור לך לבנות תכנית לשילוב ויישום תוכנה מוצלחת.