מערכות EDI: מסרים אלקטרוניים במערכת המכס שער עולמי

קהילת הסחר בישראל עוברת שינויים טכנולוגיים. עם כניסתה של מערכת סחר חוץ החדשה לשוק בשנים הקרובות ,

חלו שינוים לא מעטים בדרכי ההתנהלות של כל גורמי הסחר ובהם נמלי הים והאוויר,

מעברי הגבול, רשויות המכס ומע"מ, חברות השילוח, הספנות, התעופה, מחסני מטענים, מחסני ערובה, טרמינלים ועוד.

בסיוע של המכס הכנתי רשימת תהליכים שבהם יחולו שינויים. בעיקר באחריות מנמ"ר הארגון.
על השוק העסקי להתכונן לשינויים אלו מכיוון שרובם נועדו להקל על תהליכי הסחר, לקצר זמנים ואף לחסוך בכסף.

מערכת סחר חוץ – שער עולמי

יעדי הפרויקט:

  • צמצום עלויות הסחר
  • שמירה על חוקיות יבוא בסביבה עתירת שינויים וטכנולוגיות
  • שיפור השקיפות בין הגורמים
  • שיפור האינטגרציה בין כל גורמי הקהילה
  • מניעת שימוש בסחר הבינ"ל כבסיס  לטרור
  • שיפורים טכנולוגיים ושיפור באבטחת מידע
  • העברת צרופות מנייר למסמכים אלקטרוניים
  • יישום ארגון ללא נייר – paperless
  • מעבר לאישורים ורישיונות דיגיטאליים
  • יישום תהליכים לוגיסטיים במסרים
  • התאמה לסטנדרטים בינ"ל
  • יישום מערכת ניהול סיכונים

 

שיפור מנגנון האכיפה ע"י המכס

•         יישום מערכת לניהול ידע: מאגרים, תיעוד ושיטות עבודה

         יישום מערכת לשליטה ובקרה

         שדרוג המידע הניהולי  – מערכת BI

         מערכת חדשה לבקרת סיכונים

 

שיפורים תפעוליים

  • ביטול הצורך בהגעה לתחנות המכס
  • שיפור תהליכי תיקון רשימון, תיקון מצהר ותהליכים חריגים
  • קיצור עד למינימום של ה"ביורוקרטיה"
  • שיפור הקשר מול הגורמים הלוגיסטיים
  • תיעוד ממוכן ומלא של תהליך השחרור
  • גמישות לשינויים עתידיים
  • שימוש במערכת מסלול
  • התרה מוקדמת ליבואנים מוסמכים

במקביל לפרוייקט זה, תס"ק-ים (פרוייקט המיחשוב של קהילת הסחר הימי) עומדת להפעיל מערכת חדשה שנקראת תל"ן שתאפשר לקהילת המשלחים וחברות הספנות מעבר למסרים אלקטרוניים בתהליכי העברת פקודות המסירה ותשלומי ההובלה כולל חשבוניות בחתימה דיגיטלית.

 

מערכת התל"ן

 יעדי הפרויקט:

•          שיפור באיכות תהליך התשלום בין גורמים בס"ח

•          שיפור במהירות שחרור והקטנת העומסים בנמל

•          צמצום ברמת סיכון עסקי

•          חסכון כספי (ביטול שליחים)

•          צמצום ברישומים חשבונאיים ידניים

•          שיפור מערכת בקרה

•          ביטול ניירת, הפיכת התהליך לירוק

 

תהליכים עיקריים

  •  מסר בקשה לפקודת מסירה
  • מסר דרישה לתשלום
  • סבב חתימות פנימי ואישור תשלום  אלקטרוני
  • העברת מסר פקודת מסירה
  • העברת מסר חשבונית (חתומה דיגיטאלית כדי לחסוך העברת ניירת)
  • העברת מסר הוראת חיוב לבנק

 

מאפיינים לתחום סחר-חוץ בישראל

בישראל יש כיום מאות אלפי חברות עסקיות העוסקות בסחר חוץ. מנתונים של הלשכה המרכזית לסטטיסטיקה בשנת 2010  כ- 45 מיליון טון מטענים נפרקו ונטענו בנמלי הים בלבד.

ישראל נחשבת מדינה קטנה ומוקפת אוייבים ומצד שני מצטיינת בתחומי היי-טק וטכנולוגיות מתקדמות. אי לכך, שוקי היעד שלה הם מדינות מפותחות שאינן גובלות איתה ולכן השוק העסקי התמקד ויתמקד גם להבא בייצוא ויבוא.

 מהם האתגרים העיקריים של מנמ"ר בתהליכי סחר החוץ?

רמת מיחשוב נמוכה מאפיינת את הקשר בין היבואנים והיצואנים לבין גורמי הסחר וחברות מעטות (היי-טק וחברות גדולות בלבד) יישמו תהליכים מתקדמים. ברוב העסקים התהליכים מאופיינים בריבוי ניירת, בירוקרטיה, תהליכים ידניים וחוסר היעילות מתבטא בריבוי טעויות, איטיות, חוסר בקרה, חוסר שקיפות, חוסר יכולת לקבל מידע ניהולי בזמן ובזבוז כספים.

יש גם חסמים חוקיים וכאלה המתבטאים בשיטות מסחר בחלק מהעולם שמתבטאים בחוסר הכרה במסמכים דיגיטאליים כגון: שטר-מטען ימי, תעודת משלוח ומסמכי יצוא ייעודיים לשווקים השונים.

פתרונות נדרשים

 חברות שמנהלות סחר בינלאומי חייבות להתייחס ביתר רצינות לפעילות הזאת.

בתהליך השילוח גורמי סחר רבים (חברות הובלה יבשתית בארץ ובחו"ל, מחסני מטענים, חברת תעופה/ספנות, משלח בארץ ומשלח בחו"ל, סוכנות ביטוח, בנקים, מכס, טרמינלים, חברות נמל בארץ ובחו"ל, חברות שליחים) ולכן החברות חייבות לבצע בקרה על התהליכים הן מבחינת עמידה בלו"ז, איכות השירות והעלויות הכרוכות בתהליך.

לדוגמא: על מנמ"ר העסק לדאוג להקמת מערכת הסכמים ממוחשבת עם כל הספקים המעורבים בתהליך הסחר ובדיקה ממוחשבת של חשבוניות המשלח מול מערכת הבקרה.

דוגמא נוספת: העברת מידע בין היבואנים והיצואנים לבין שותפי הסחר באמצעות מסרים אלקטרוניים B2B.

יש צורך להעביר ככל הניתן את מסמכי המקור החתומים דיגיטאלית (לדוגמא: בפורמט PDF ) כגון חשבוניות ספק, תעודות מקור שונות, הצהרות יבואן וכו' ע"מ להיות מוכנים להעברתם באמצעות שידור ממוחשב לגורמי הסחר במקום ניירת פיזית שכיום מועברת באמצעות שליחים. 

יש בשוק הישראלי מספר פתרונות תוכנה ממוחשבים המתממשקים מצד אחד ל ERP של החברה ומאפשרים קישור במסרים אלקטרוניים למשלח ולגורמי סחר אחרים ובנוסף מאפשרים גם מיחשוב התהליך כולו כולל בקרות כספיות. כמו כן, חלק ממערכות ה ERP מספקות גם הן פתרונות חלקיים של קישוריות. 

היתרונות של מנמ"ר  שיישםתהליכים מחשוביים הנם הפעלת תהליכים אוטומטיים שיחסכו כ"א זמן וכסף. ההתייעלות בפעילות תקצר את זמן העברת המטענים בתהליך השילוח ותחסוך ימי אחסנה שמשמעותן שוב חסכון כספי משמעותי.

בנוסף, יתבצע מעקב ממוחשב של כל פעילות הסחר מה שיאפשר ניתוח ניהולי והגדרת יעדים לשיפור.

חיסכון בנייר יאפשר חסכון כספי ברכש ותחזוקת מדפסות, טונרים, מקום אחסון ובעיקר בזבוז שעות עבודה רבות בגין איתור מסמכים בקלסרים ותיוקים.

מניסיון בחברות שיישמו מערכת בקרה ממוחשבת על חשבוניות גורמי הסחר, ההשקעה במערכת כזו מחזירה עצמה במהירות רבה כיוון שמתגלות טעויות חיוב רבות שבתהליכים ידניים קשה מאוד לגלות וגם נדרש לכך זמן רב.

כמו כן,ארגון שיחליט להיכנס לנושא ארגון ללא נייר יהפכו את הארגון ל"ירוק" כיוון שהמגמה היא שהגנת הסביבה
הנה עסק כלכלי לכל דבר ותורמת לתוצאות העסקיות.